POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

SERVICIO INGLÉS SAS

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo dispuesto en la Ley1581 de 2012 y en el Decreto 1074 de 2015, y la gestión en materia de tratamiento de datos personales.

2. ALCANCE

Esta política es aplicable a toda información determinada como dato personal que estén bajo la responsabilidad de tratamiento de Servicio Inglés SAS.

Todos los trabajadores, contratistas, proveedores de servicios o personal externo (empresa o entidad externa) que por su labor recolectan, almacenan, usan, circulan o supriman datos e información, deberán conocer y dar cumplimiento a la presente política.

3. GLOSARIO

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. [EM1]

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.

Bases de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

Dato Sensible: corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. DESARROLLO RESPONSABILIDAD DE LIDERAZGO SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

La Gerencia General es la responsable de liderar, coordinar y controlar el avance en la planeación, implementación, mantenimiento y mejora de la Gestión de Datos Personales y las demás dependencias deberán apoyar la implementación, seguimiento y mejora continua de la Gestión de Datos Personales.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

A continuación, se da a conocer la información básica del responsable y encargado del tratamiento de los datos personales:

a. Nombre o razón social: Servicios Inglés SAS

b. NIT: 900.190.041

c. Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.

d. Dirección: Cra. 23 #168 – 12

e. Teléfonos: (57) 3507809000

1) Conmutador: (601) 4320320

f. Otros medios de contacto:

1) Sitios web: revisar si se tiene implementado

2) Presencial: Cra. 23 #168 – 12 en la ciudad de Bogotá en horarios de Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 3:30 p.m. jornada continua, donde podrán radicar sus solicitudes de consulta y reclamo de manera personal, demostrando la calidad en que actúa y precisando el tipo de información requerida, para su atención y respuesta dentro de un término no mayor al establecido por la ley u ordenamiento jurídico.

PRINCIPIOS

Para lograr los objetivos de la presente política se deben tener en cuenta los siguientes principios rectores consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

a. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley N° 1582 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, lo cual debe ser informada al titular.

c. Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

g. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

En materia de tratamiento de datos, SERVICIO INGLÉS SAS es el responsable de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

a. Permitir el desarrollo del objeto de SERVICIO INGLÉS SAS, en los términos de la actividad mercantil y normatividad aplicable.

b. Registrar y/o autorizar el ingreso a las instalaciones.

c. Desarrollar los estudios mercado relacionados con la actividad de SERVICIO INGLÉS SAS y la ejecución de sus proyectos.

d. Realizar la selección, contratación y/o vinculación de trabajadores y contratistas de prestación de servicios.

e. Formular, ejecutar y evaluar los programas de salud ocupacional y seguridad y salud en el trabajo.

f. Mantener actualizada la historia laboral y registros de nómina de los trabajadores.
g. Gestionar trámites, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias.

h. Realizar monitoreo a través de sistemas de video vigilancia para mitigar riesgos de seguridad física y del entorno en el perímetro e instalaciones de los inmuebles colindantes con SERVICIO INGLÉS SAS.

i. Atender requerimientos de información de entes de control del Estado.

j. Medir y realizar seguimiento a los niveles de satisfacción de los clientes a través de encuestas y formularios.

k. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de SERVICIO INGLÉS SAS y, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas.

Así mismo, SERVICIO INGLÉS SAS suministrará los datos personales a las autoridades judiciales para los fines que en derecho corresponda.

De acuerdo a la misión y funciones de SERVICIO INGLÉS SAS, los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

a) Cumplir con la misión y funciones de SERVICIO INGLÉS SAS.

b) Enviar información y avisos relacionados con los servicios que ofrece SERVICIO INGLÉS SAS.

c) Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto informando el estado del trámite de solicitud de servicios, estadísticas, investigaciones, eventos organizados y demás propósitos misionales.

d) Gestionar trámites de solicitudes, quejas, reclamos.

e) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos.

f) Atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

g) Remitir mediante correo electrónico, correo electrónico, SMS respuestas a solicitudes, invitación a eventos, información sobre eventos SERVICIO INGLÉS SAS.

h) Contactar al Titular a través de correo electrónico, correo convencional, SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con eventos, mejora de trámites y/o servicios.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se requiere tener en cuenta las siguientes consideraciones para esta política:

Datos personales de niños, niñas y adolescentes: es posible que SERVICIO INGLÉS SAS reciba o haya recibido datos de niños, niñas y adolescentes que acceden a sus servicios. Contemplando que el suministro de datos personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, tanto para ellos como para quienes actúen a su nombre, SERVICIO INGLÉS SAS velará por el tratamiento adecuado de los datos personales de tal población y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.

Los ciudadanos titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de SERVICIO INGLÉS SAS, les asiste los siguientes derechos, contenidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se citan a continuación:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley N° 1581 de 2012.

c) Ser informado por SERVICIO INGLÉS SAS respecto al tratamiento de su información, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de la información se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

DEBERES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

En virtud de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley N° 1581 de 2012, son deberes de SERVICIO INGLÉS SAS, para el tratamiento de los datos personales las siguientes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular[EM2] .

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

a. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

d) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna de todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

e) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

f) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley N° 1581 de 2012.

g) Adoptar los procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

h) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio respecto a revocar la autorización dada para el tratamiento de datos personales o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se hayan respetado los principios y garantías constitucionales y legales, en el momento en que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que SERVICIO INGLÉS SAS ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución o a la Ley N° 1581 de 2012.

j) Cumplir la Ley, las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

DIRECTRICES GENERALES

Primero: Cumplir con la Ley de protección de datos personales, teniendo en cuenta que el lineamiento aplica para todas las Entidades.

Segundo: Cumplir con la normatividad legal vigente en Colombia relacionada con la protección de datos personales, y todas las disposiciones concordantes.

Tercero: SERVICIO INGLÉS SAS emite su política de Protección de Datos para el denunciante, no sin antes indicar que dentro de los estándares de calidad en el recibo de quejas, peticiones, reclamos o denuncias prima y debe seguir primando sobre cualquier otro interés, una decidida protección a la identidad de aquellos ciudadanos que, atendiendo al mandato constitucional y legal, ponen en conocimiento de las autoridades, los hechos irregulares o ilícitos de los cuales tiene conocimiento, de manera oportuna, responsable y por los medios más eficaces para tal fin, depositando entonces la confianza de reserva de su identidad en el ente que recibe su denuncia.

Cuarto. Las políticas establecidas por SERVICIO INGLÉS SAS respecto al tratamiento de Datos Personales pueden ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por la Empresa para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

Quinto. El incumplimiento de las políticas del tratamiento de la información acarreara las sanciones contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo y normas concordantes.

Sexto: Cuando se requiera el uso de dispositivos de propiedad de los trabajadores, contratistas y terceros para el manejo de información custodiada por SERVICIO INGLÉS SAS, se debe tener en cuenta lo siguiente:

· Es responsabilidad del trabajador, contratista o tercero la administración de los datos personales.

· Los trabajadores, contratistas y/o terceros que administren información en dispositivos personales otorgan implícitamente el consentimiento de entregar el dispositivo en caso de ser necesaria una investigación sobre protección de datos personales, una vez finalizada la investigación será devuelto dicho dispositivo.

PROCEDIMIENTO PARA CONSULTA Y RECLAMACIONES DE TITULARES

SERVICIO INGLÉS SAS garantizará la recepción de solicitudes, las cuales serán gestionadas con protección de los datos personales y reclamos de los titulares en el término definido por la normatividad vigente.

VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación.

PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos personales serán eliminados de las bases de datos.